*LAS
MODALIDADES:
Ingreso definitivo:
Por compra – por compra local
Importación – por donación
Ingreso temporal:
Demostración
Activos temporales
*FORMATO:
*COMPRAS
LOCALES:
1.
La
dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las
personas autorizadas.
2.
La
dependencia lo envía para radicación a la Oficina de Proveeduría, sede
Javeriana.
3.
La
Oficina de Proveeduría cotiza según tabla de atribuciones para compra.
4.
Dependiendo
del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras o aprueba
directamente el jefe de la Oficina de Proveeduría.
5.
Una
vez se autoriza la compra, Proveeduría elabora y entrega orden de compra al
proveedor con las instrucciones de entrega.
6.
Proveeduría
coordina la entrega del activo. Dependiendo de las características del bien
como su peso, volumen, delicadeza, etc., pueden ser recibidos en la bodega o
directamente en las instalaciones de la dependencia.
7.
La
dependencia firma como recibido previa inspección del bien. Debe, a la mayor
brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a la Oficina de
Proveeduría.
8.
Proveeduría,
en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia, envía a la
Oficina de Activos Fijos copia de la factura de compra y del pedido donde
consta la recepción del activo por parte de la dependencia. Activos Fijos
inicia los procesos de ingreso a la base de datos,personalización del activo,
marcación y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran más adelante.
*IMPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS
En términos generales es una compra
normal, la diferencia radica en la ubicación del proveedor que está radicado en
el exterior, lo que obliga a pasos adicionales.
*PROCESO DE IMPORTACIÓN DE ACTIVOS
FIJOS
1.
Los
pasos 1 a 4 del proceso general para compra de activos fijos mencionado
anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales.
2.
Una
vez se autoriza la compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a
cargo de la Oficina de Proveeduría, y son:
3.
Elaboración
de la licencia de importación.
4.
Autorización
de la misma por parte de la Dirección de Finanzas.
5.
Radicación
de la misma ante el Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva
aprobación y, en forma simultánea, trámite de la exención del arancel.
6.
Si
el trámite de la licencia es para proyectos de investigación previamente
autorizados por el Departamento Nacional de Planeación, se realiza el trámite
de solicitud de exención del IVA ante el Departamento Nacional de Planeación,
con el apoyo de la Vicerrectora Académica.
7.
Proveeduría
coordina el despacho de la mercancía por parte del proveedor.
8.
Una
vez llega esta, Proveeduría informa a la sociedad de intermediación aduanera
este evento, para que proceda a la respectiva nacionalización y entrega de la
carga según instrucciones recibidas.
9.
Proveeduría
procede a la liquidación de la importación con el fin de conocer el costo real
de la mercancía.
10. Una vez la sociedad de intermediación
le entrega la carga, el proceso se realiza de igual forma
que el proceso general de compras a partir del paso No. 6
