ADQUISICIÓN DE ACTIVOS FIJOS

*LAS MODALIDADES:

Ingreso definitivo:

Por compra – por compra local

Importación – por donación

Ingreso temporal:

Demostración

Activos temporales

*FORMATO:

*COMPRAS LOCALES:

1.    La dependencia elabora el pedido en el formato pertinente y lo hace firmar por las personas autorizadas.

2.    La dependencia lo envía para radicación a la Oficina de Proveeduría, sede Javeriana.

3.    La Oficina de Proveeduría cotiza según tabla de atribuciones para compra.

4.    Dependiendo del monto procede o espera reunión de la Junta de Compras o aprueba directamente el jefe de la Oficina de Proveeduría.

5.    Una vez se autoriza la compra, Proveeduría elabora y entrega orden de compra al proveedor con las instrucciones de entrega.

6.    Proveeduría coordina la entrega del activo. Dependiendo de las características del bien como su peso, volumen, delicadeza, etc., pueden ser recibidos en la bodega o directamente en las instalaciones de la dependencia.

7.    La dependencia firma como recibido previa inspección del bien. Debe, a la mayor brevedad posible, reportar cualquier falla en el funcionamiento a la Oficina de Proveeduría.

8.    Proveeduría, en forma simultánea a la entrega del activo en la dependencia, envía a la Oficina de Activos Fijos copia de la factura de compra y del pedido donde consta la recepción del activo por parte de la dependencia. Activos Fijos inicia los procesos de ingreso a la base de datos,personalización del activo, marcación y aseguramiento del activo, procesos que se detallaran más adelante.

*IMPORTACIÓN  DE ACTIVOS FIJOS

En términos generales es una compra normal, la diferencia radica en la ubicación del proveedor que está radicado en el exterior, lo que obliga a pasos adicionales.

*PROCESO DE IMPORTACIÓN DE ACTIVOS FIJOS

1.    Los pasos 1 a 4 del proceso general para compra de activos fijos mencionado anteriormente se cumplen de igual forma que en el caso de compras locales.

2.    Una vez se autoriza la compra viene la diferencia, que radica en pasos adicionales a cargo de la Oficina de Proveeduría, y son:

3.    Elaboración de la licencia de importación.

4.    Autorización de la misma por parte de la Dirección de Finanzas.

5.    Radicación de la misma ante el Ministerio de Comercio Exterior para su respectiva aprobación y, en forma simultánea, trámite de la exención del arancel.

6.    Si el trámite de la licencia es para proyectos de investigación previamente autorizados por el Departamento Nacional de Planeación, se realiza el trámite de solicitud de exención del IVA ante el Departamento Nacional de Planeación, con el apoyo de la Vicerrectora Académica.

7.    Proveeduría coordina el despacho de la mercancía por parte del proveedor.

8.    Una vez llega esta, Proveeduría informa a la sociedad de intermediación aduanera este evento, para que proceda a la respectiva nacionalización y entrega de la carga según instrucciones recibidas.

9.    Proveeduría procede a la liquidación de la importación con el fin de conocer el costo real de la mercancía.

10. Una vez la sociedad de intermediación le entrega la carga, el proceso se realiza de igual forma que el proceso general de compras a partir del paso No. 6